كيفية تحليل عروض المناقصات و العقود للمشاريع

كيفية تحليل عروض المناقصات و العقود للمشاريع الهندسيه

الطريقة الأولى :- 1. استلام مظروفين أحدهم فني والآخر مالي بحضور جميع المتناقصين . 2. فتح المظروف الفني فقط والمالي يحتفظ به عند المالك. 3. البدء في تحليل العرض الفني لكل متناقص على حده 4. إرسال الاستفسارات والملاحظات لكل متناقص حال أكمال تحليل عرضه الفني مع تحديد موعد لاستلام ردودهم كلا على حده . 5. استلام الردود و مراجعتها كل متناقص على حده . 6. تحديد موعد للاجتماعات التوضيحية وإفادة المتناقصين . 7. الاجتماعات التوضيحية. 8. مراسلات بين الشركة والمتناقصين حول بعض النقاط والتوضيحات التي يكون المتناقص قد طلب فيها وقت لاتخاذ قرار نهائي. 9. وبعد ذلك إعداد التقرير النهائي للعروض الفنية وتقييمها . 10. أعداد التوصية بفتح المظروف المالي حسب نتائج المظروف الفني. 11. فتح المظروف المالي وإعلان أسعار المتناقصين بحضورهم . 12. البدء في التحليل المالي . 13. التوصية بالترسية على ضوء نتائج التحليل الفني والمالي . فتح المظروف الفني قبل المالي له المساوي التالية:-  1- لا يمكن تحديد فترة التحليل لأنه يعتمد على عدد المتناقصين وعروضهم الفنية وبهذا لا يمكن وضع خطة سابقة يتم فيها موعد الترسية.  2- صعوبة بل من المستحيل اكتمال دراسة تحليل كل عرض تحليل تفصيلي على الوجه المطلوب لأكثر من عرض فني وفي وقت ضيق وخاصة إذا كان عدد المتناقصين أكثر من خمسة فما بالك إذا كانوا أكثر من عشرة ولمشاريع تسليم مفتاح . 3- استهلاك الكثير من الجهد والوقت .  4- استهلاك التكاليف المالية وخاصة عند الاستعانة باستشاريين لتحليل العروض لأنه يتم تحليل عروض متناقصين لن يتم الترسية عليهم .  5- عند تحليل العروض الفنية ومراجعة الحيودات الفنية والطلب من المتناقصين الالتزام بها لأنها مواصفات مطلوبة فإن المتناقصين يطلبوا أسعار إضافية على أسعارهم المقدمة سابقاً في المظروف المالي وهذا يتطلب أعادة المظروف المالي لكل متناقص .  6- وجود بعض الحيود التجارية مع العرض الفني والتي يجب دراستها مع العرض المالي .  7- بعد اكتمال التحليل الفني وفتح المظروف المالي قد يوجد تعارض مع العرض المالي أو ماتم الاتفاق عليه في الاجتماعات التوضيحية 8- وجود بعض الحيود الإضافية مع العرض المالي وعند دراسته مع المتناقص الأقل سعراً يصر عليها لمعرفته بفوزه بالعطاء وقد تكون حيود غير جوهرية لا تمنع الترسية ولكنها حيود عن متطلبات المواصفات .  9- بعض عروض المتناقصين تكون أسعارهم أكثر بكثير من القيمة المقدرة سابقاً من المالك ويستغرق تحليل عروضه الفنية الكثير من الوقت وسعره اكثر بكثير من الميزانية المحددة.  الطريقة الثانية : - فتح المظروف المالي أولاً وبعد تحليل العرض المالي وتحديد ترتيب المتناقصين حسب عروضهم المالية وبعد ذلك يتم البدء في تحليل العرض الفني للمتناقص الأقل سعراً ، وفي حالة عدم إيفاءه بكافة متطلبات المواصفات يتم إفادته بالإيفاء بكامل المواصفات أو النظر في عرض المتناقص الذي يليه وفي حالة إصراره على عدم الإيفاء بكامل المواصفات يتم دراسة العرض الفني للمتناقص الذي يليه . المميزات : 1- التركيز على تحليل عرض المتناقص الفائز بالعطاء يؤتي ثماره بحيث يتم التحليل الفني على أكمل وجه وتفصيلي من جميع الجوانب للتأكد من إيفاءه بكافة متطلبات نطاق العمل والمواصفات .  2- تفادي تجاوزات المتناقصين للمواصفات لعلمه المسبق إنه في حالة عدم إيفاءه بكافة متطلبات المواصفات فإنه سوف يتم النظر في العرض الذي يليه وقد يكون الفرق غير شاسع بين سعره وسعر الذي يليه وضمن القيمة التقديرية للمناقصة .  3- إمكانية تحديد فترة التحليل الفني وبذلك يمكن وضع خطة جيدة لترسية المشروع ووصول الوحدات في الوقت المناسب .  4- توفير كثير من الوقت والجهد .  5- توفير التكاليف المالية وخاصة للإستسشاريين .  6- تفادي الدخول في معمعة ومقارنة العروض الفنية للمتناقصين بدون الحاجة لذلك لأنه غالباً ما تكون الحيود في العروض غير جوهرية ولكنها تؤثر في أسعار المتناقصين ويصعب مقارنتهم . 7- بعض عروض المتناقصين تكون أسعارهم أكثر بكثير من القيمة المقدرة سابقاً من الشركة فلن يتم النظر في عرضهم الفني وتوفير الوقت بتحليل العروض الذين سوف يتم الترسية عليهم. الطريقة الثالثة : - استلام فقط المظروف الفني وبقاء المظروف المالي عند المتناقص واستلامه وفتحه بعد اكتمال التحليل الفني . الطريقة الرابعة : لكل مناقصة ظروفها فيتم تحديد طريقة التحليل وأولوبة فتح المظاريف(الفنية والمالية ) من قبل ألادرة المسئولة عن العقد وذالك حسب نوعية المناقصة وحجم نطاق العمل وعدد المتناقصين المؤهلين الذين أشترو وثائق المناقصة والإمكانيات المتوفرة في حينه . دليل المناقصات و العطاءات في المشاريع الهندسية .. الإعلان عن المناقصة طرق اختيار المقاول أنواع المناقصات ومميزاتها وعيوبها الإسناد المباشر ومميزاته وعيوبه المصدر : عقود التشييد ، المؤسسة العامة للتعليم الفني والتدريب المهني مقدمة: بمجرد الانتهاء من مرحلة التصميم في المشاريع الهندسية ، فإنه يجب على المالك الحصول على شركة مقاولات لتنفيذ أعمال المشروع ، وعليه فإن المناقصات في مجال هندسة الإنشاءات وخاصة في المشاريع الحكومية – هي إحدى الأساليب لاختيار مقاول من قبل المالك أو من ينوب عنه ، وبذلك يمكن تعريف المناقصة على أنها: محاولة الحصول على أفضل العروض مقدمة من مقاولين لتنفيذ مشروع إنشائي ما في صورة عطاءات.  الإعلان عن المناقصة في المشاريع الحكومية: هناك إجراءات يجب إتباعها في المناقصات الحكومية ، والخطوات التالية تبين ذلك: 1- يجب إشعار المقاولين المؤهلين في قطاع الإنشاءات قبل المناقصة وذلك بوضع الإعلانات في الجرائد والمجلات. ويتضمن الإعلان ما يلي:  طبيعة أو نوع المشروع.  مكان المشروع.  نوع العقد المزمع إتباعه في تنفيذ المشروع.  متطلبات الضمان.  زمن تنفيذ العمل.  شروط الدفع.  مكان الحصول على وثائق تخص المناقصة.  زمن ومكان تقديم العطاءات.  تكاليف تنفيذ المشروع.  الرسوم المطلوبة للحصول على وثائق المناقصة.  المتطلبات الخاصة بمعدل الأجور للموارد المختلفة. 2- يجب أن يعلن على المناقصة في الوسائل العامة. 3- كل المتقدمين للمناقصة (المقاولين) يجب معاملتهم على السواء من حيث منحهم الفرصة لتقديم عطاء اتهم بشروط مشابهة. 4- قد يضع المالك في بعض الأحيان شروطاً معينة لتأهيل المتقدمين للمناقصة.   طرق اختيار المقاول: 1) الاختيار عن طريق المناقصة. 2) الاختيار عن طريق الإسناد المباشر. نكمل مع ... أنواع المناقصات و العطاءات  1- المناقصات المفتوحة أو العامة Open Tendering في هذا النوع من المناقصات يسمح لكافة المقاولين بتقديم عطاءاتهم بغض النظر على كفاءاتهم ، وتتم دعوتهم على طريق الإعلان في الوسائل العامة (الجرائد والصحف) وبالرغم من أن قوانين معظم البلاد تشترط اختيار العرض الأقل سعر من بين العطاءات إلا أن هذا قد يؤدي إلى ارتفاع في تكلفة المشروع إذا ما تأخر تنفيذ بعض بنوده ، أو وقع الاختيار على مقاول غير كفء لتنفيذ المشروع.   مميزات المناقصات المفتوحة:  السماح لكل من يرغب من المقاولين إلى الدخول في المناقصة بحيث يفسح المجال لشركات المقاولات الحديثة بالتنافس.  تجنب اتفاق المقاولين فيما بينهم على تحديد قيمة معينة للمشروع بغرض رفع الأسعار كما في المناقصات المحدودة.  إمكانية الحصول على بدائل وعروض مختلفة قائمة بالأساس على التنافس المفتوح بين المتقدمين للمناقصة بصورة نزيهة.   عيوب المناقصات المفتوحة:  يؤدي هذا النوع من المناقصات إلى زيادة التكلفة غير المباشرة في المشروعات المستقبلية بحيث يقوم معظم المقاولين الغير فائزين في المناقصة بترحيل تكاليفهم إلى مشروعات أخرى يتقدمون إليها.  قد يؤدي هذا النوع من المناقصات إلى مخاطر أو مشاكل في تنفيذ المشروع في حالة اختيار المقاول المتقدم بأقل عطاء من حيث الثمن ، الأمر الذي يجعل المقاول أحياناً بأن يقلل من جودة الأعمال المنفذة أو لجوئه لمطالبات مالية بدون وجه حق من المالك.  يدخل في هذه المناقصات في أغلب الأحيان شركات المقاولات الصغيرة والمتوسطة الحجم ويتم إحجام شركات المقاولات الكبيرة نظراً لارتفاع المصروفات الإدارية والفنية في إعداد العطاء ، وكثيراً ما تضطر الشركات الكبيرة إلى خفض سعر العطاء في حالة كساد العمل وذلك للدخول في المنافسة مع الشركات الصغيرة.  2- المناقصات المحدودة Selective Tendering في هذا النوع من المناقصات يتم التنافس بين عدد معين من المقاولين يتم دعوتهم من قبل المالك لتقديم عطاءاتهم بحيث تتوافر لديهم الصفات المناسبة من حيث الكفاءة والإمكانيات لتنفيذ المشروع. مميزات المناقصات المحدودة: سهولة اختيار المقاول المناسب لتنفيذ المشروع. التأكد من تحقيق الصورة النهائية المرجوة للمشروع من حيث جودة العمل بالمواصفات المطلوبة. تقليل المصروفات الإدارية من قبل المالك حيث يتم دعوة عدد معين من المقاولين. إعطاء المقاولين المتقدمين للمناقصة فرصة لوضع قيمة ربح مناسبة مقارنة بالمناقصات المفتوحة.  عيوب المناقصات المحدودة: في أغلب الأحيان يتوقف إرساء العطاء على المحاباة والعلاقات الشخصية. تكلفة المشروع تكون مرتفعة مقارنة بالمناقصات المفتوحة. عدم إعطاء فرص لشركات مقاولات جديدة للدخول في التنافس. قد تلجأ الشركات المدعوة للتنافس لعمل اتفاق فيما بينهم لرفع تكلفة المشروع وذلك نظير مصالح متبادلة.  3- المناقصات المتعددة Serial Tendering يستخدم هذا النوع من المناقصات عند وجود عدة مشاريع لدى المالك ذات الطبيعة المتشابهة مثل مشروعات المباني السكنية ، والمدارس والمرافق العامة ، بحيث يتم عرض المناقصة على مقاول واحد لنفس المشاريع المتشابهة وبنفس التكاليف والشروط ، إضافة إلى تنفيذ المشاريع الموكلة إلى المقاول في الزمن المحدد لها وبالمواصفات الفنية المتفق عليها.   مميزات المناقصات المتعددة:  إعطاء فرصة جيدة للمقاول لتخطيط المشاريع بصورة جيدة (نظراً لتشابه المشاريع من حيث طبيعتها) وبالتالي رفع كفاءة الإنتاج.  نظراً للتعامل المتكرر بين المالك والمقاول فإن هذا النوع من المناقصات يؤدي إلى إقامة علاقة جيدة بين الطرفين (معرفة الطرفين بأسلوب التعامل) وبالتالي يؤثر على جودة المشروع وارتفاع إنتاجية العمل.  عيوب المناقصات المتعددة:  عدم إعطاء فرص لمقاولين آخرين في الدخول في المناقصة.  قد يلجأ المقاول إلى قبول مناقصة بتكلفة منخفضة (في حالة تضخم الأسعار) الأمر الذي يؤثر على كفاءة سير العمل وجودة الأعمال المنفذة لبنود المشروع.   الإسناد المباشر Forced Tendering تستخدم هذه الطريقة في المشروعات ذات الطبيعة الخاصة دون اللجوء إلى عمل مناقصة في الوسائل العامة بحيث يتم تكليف أحد المقاولين أو عدة مقاولين بتنفيذ مشروع ما في حالات يمكن ذكرها كالآتي:  وجود خبرة معينة وقدرات من حيث العمالة والمعدات قد لا تتوفر إلا في مقاول معين.  تمويل المشروع مادياً من قبل المقاول في حالة صعوبة ذلك بواسطة المالك.  تستخدم هذه الطريقة أيضاً عند امتلاك المالك شركة المقاولات أو جزء منها.  يستخدم هذا الأسلوب عند رغبة المالك التنفيذ المبكر للمشروع دون اللجوء إلى عمل مناقصة حيث يتم توفير وقت وجهد كبيرين.  يستخدم هذا الأسلوب في حالة وجود مرجعية جيدة لمقاول ما لدى مالك المشروع من واقع أعمال سابقة تم تنفيذها بنجاح وجودة عالية.   مميزات أسلوب الإسناد المباشر:  تنفيذ المشروع بجودة عالية وبالشروط الفنية المتفق عليها.  التوفير الملموس في الوقت والجهد المبذول لعدم طرح المناقصة في الوسائل العامة وتكليف مقاول معين مباشرة بتنفيذ المشروع.  في هذا الأسلوب يزيد احتمالية تنفيذ أعمال بنود المشروع مبكراً وبالتالي تسليم المشروع قبل الزمن المستهدف.  في هذا الأسلوب يتم التعاون البناء والمستمر بين المقاول ومصمم المشروع وخاصة في تنفيذ البنود المبكرة للمشروع مما يوفر الجهد والوقت.  في أغلب الأحيان يتم توفير جزء من رأس مال المشروع وخاصة في بداية تنفيذ المشروع حيث يقوم المقاول بالتمويل المبدئي له لضمان سير العمل.   عيوب أسلوب الإسناد المباشر  احتمالية زيادة تكلفة المشروع على التكلفة المخطط لها لعدم طرح المشروع في المناقصة.  في أغلب الأحيان تعتبر العلاقة الشخصية بين المالك والمقاول عنصراً أساسياً في إسناد العمل لشركة ما (وجود محاباة عند إسناد العمل للمقاول).  قد يستغل المقاول المالك من حيث تغيير أو إضافة شروط في العقد وذلك لعدم وجود مقاولين منافسين.  صعوبة مراقبة المقاول (أو شركة المقاولات) من حيث المستخلصات وذلك عندما يكون المالك يملك جزءاً من الشركة المنفذة للمشروع.