النظام المحاسبي والمجموعة الدفترية والحسابات الختامية والميزانية
النظام المحاسبي والمجموعة الدفترية.
1. يعتمد الجهات المعنية النظام المحاسبي والقواعد والأسس الخاصة بمعدلات الإهلاك وتقييم الأصول والمخزون.
2. يختص المدير المالي بالإشراف على تنفيذ النظام المحاسبي والقواعد والأسس المعتمدة من الجهات المعنية وإعداد وتنظيم المجموعة الدفترية والمطبوعات اللازمة لإثبات ما نص عليه هذا النظام، وكذلك وضع الدورة المستندية اللازمة لتطبيقه.
إجراءات إعداد الموازنة والحسابات الختامية:
أولاً: الجرد السنوي للأصول الثابتة والمخزون السلعي في 31/ديسمبر من كل عام:
يصدر المدير العام أو نائب المدير العام في حالة تغيب المراجع العام بناءً على اقتراح المدير المالي في أوائل شهر ديسمبر من كل عام القرارات الخاصة بتشكيل لجان الجرد السنوي على أن تتضمن هذه القرارات مواعيد العمل بكل لجنة واختصاص ومسئولية أعضاءها وكل الإجراءات الكفيلة بانتظام أعمال هذه اللجان.
مع مراعاة تشكيل هذه اللجان من مندوب عن المخازن والإدارة المالية والفنيين، مع تحديد المخازن والمواقع التي سيتم جردها وعناوينها، ويخطر مراقب حسابات المؤسسة في وقت مناسب بصورة من هذه القرارات.
1-جرد الأصول الثابتة:
يراعى عند جرد هذه الأصول ما يأتي:
أ-إيضاح كافة التفاصيل والبيانات عن كل أصل وإظهار الحالة التي عليها الأصل، مع بيان ما إذا كان يعمل أو معطل.
ب-مطابقة البيانات الواردة في قوائم الجرد مع سجل الأصول الثابتة، وحصر الفوارق أن وجدت وعرضها بتقرير خاص على المدير المالي مبيناً به أسباب هذه الفوارق لاتخاذ الإجراء اللازم.
ج-على الإدارة المالية الحصول على شهادة من الإدارة الفنية توضح تاريخ بدء التشغيل حتى يمكن حساب الإهلاكات على أسس سليمة.
د-تقوم الشئون القانونية بالمؤسسة بالحصول على شهادة من مصلحة الشهر العقاري، بالتصرفات على كافة عقارات المؤسسة حتى 31ديسمبر من كل عام. وتسلم صورة من هذه الشهادة لمراقب الحسابات.
2- جرد المخزن السلعي:
ويراعى عند جرد المخزون السلعي بكافة أنواعها ما يأتي:
· إيضاح الحالة التي عليها البضاعة وتصنيفها ما بين سليمة ومعيبة مع ذكر نوع العيب الموجود ودرجته.
· مطابقة البيانات الواردة في قوائم الجرد مع كل من بطاقات الصنف في قسم مراقبة الأرصدة، وبطاقات حسابات المخازن وحصر الفروق إن وجدت وعرضها بتقرير خاص على المدير المالي مبيناً به أسباب هذه الفروق لاتخاذالإجراء اللازم.
3-مسودات الجرد:
تعد مسودات جرد الأصول الثابتة والمخزن السلعي من أصل وصورتان على الأقل موقعاً عليها من أعضاء لجنة الجرد، وترسل صورة منها إلى مراقب الحسابات في اليوم التالي من انتهاء عملية الجرد.
4-تقييم الجرد:
يتم تقييم الجرد طبقاً للأسس وقواعد تقييم الأصول المطبقة في السنوات السابقة.
5-قوائم الجرد بالجرد النهائية:
بعد الانتهاء من عملية الجرد والمطابقة مع سجلات المراقبة وقوائم التقييم ترسل صورة من قوائم الجرد النهائية بالكمية والقيمة إلى مراقب حسابات المؤسسة في موعد مناسب يسمح بمراجعتها بمعرفتهم.
ويراعى توقيع هذه القوائم من المسئولين عن أعدادها ومن المراجعة الداخلية بما يفيد مطابقة الكميات والأسعار ومراجعة العمليات المحاسبية، واعتماد المدير المالي.
6-البضائع لدى الغير:
يتم حصر الأصناف المخزنة لدى الغير، وإعداد قوائم مستقلة بها، واتخاذ الإجراءات اللازمة للحصول على شهادات من الغير بالمخزون لديهم من الأصناف ملك المؤسسة في 31/ديسمبر، مع توضيح أسباب وجودها لديهم على أن ترسل هذه الشهادات رأساً إلى مراقبي الحسابات.
ثانياً: جرد الخزائن والعهد والأوراق ذات القيمة المالية:
1-يتم جرد كافة الخزائن بعد انتهاء عمل يوم 31/ديسمبر من كل عام بحضور مندوبي مراقب الحسابات، وفي حالة عدم حضورهم ترسل صورة من محاضر الجرد فور الانتهاء من عملية الجرد موقعاً عليها من القائمين بعملية الجرد ومعتمدة من المدير المالي.
2-على مندوبي التحصيل إيداع كافة المتحصلات بالخزينة أو بالبنوك حسب الأحوال في 31ديسمبر.
3-يتم تصفية جميع العهد المؤقتة والمستديمة، وكذلك جميع الحسابات المعلقة بالخزينة في 31ديسمبر.
4-تعد الإدارة المالية الكشوف الآتية في 31 ديسمبر الآتي:
· كشوفاً تفصيلية بالشيكات تحت التحصيل وأوراق القبض إن وجدت موضحاً بها جميع البيانات اللازمة وأماكن تواجدها، بحيث يتم جرد الأوراق الموجودة بالمحفظة وأوراق القبض الموجودة بالإدارة القانونية مع توضيح الإجراءات التي اتخذت حيالها وتطلب شهادات من البنوك بالنسبة للأوراق الموجودة بها على أن ترسل صور هذه الشهادات رأساً لمراقب الحسابات..
· كشوف جرد تفصيلية بقسائم الأمانات الجمركية مع توضيح مبررات دفع هذه الأمانات ومكان وجودها.
· كشوفاً تفصيلية بخطابات الضمان المقدمة من المؤسسة للغير، وذلك كشوف جرد بخطابات الضمان المقدمة من الغير للمؤسسة، موضحاً بها جميع البيانات الخاصة بها وتواريخ استحقاقها.
· بوالص التأمين ضد الحريق والسرقة وخيانة الأمانة وغيرها يوضح به (اسم المؤسسة المؤمن لديها رقم البوليصة قيمة التأمين القسط السنوي مدة البوليصة – قيمة الأصول موضوع التأمين في حالة التأمين ضد الحريق أو السرقة).
· كشف بالعقود المبرمة مع الغير عند شراء أو إنشاء أصول غير منفذة في 31 ديسمبر.
5-تخطر جميع الجهات المودع لديها تأمينات من المؤسسة بضرورة موافاة المؤسسة ومراقب الحسابات بشهادات موضح بها تفاصيل هذه التأمينات.
ثالثاً: حسابات البنوك:
1-تخطر الإدارة المالية جميع البنوك التي تتعامل معها المؤسسة قبل انتهاء السنة المالية بموافاة المؤسسة ومراقب الحسابات رأساً بشهادات تشمل جميع الحسابات المفتوحة لدى البنك باسم المؤسسة في 31 ديسمبر مرفقاً بها الكشوف التفصيلية الخاصة بما يلي:
· أوراق القبض والشيكات تحت التحصيل ونوعية إيداعها.
· خطابات الضمان الصادرة والجهات الصادرة لمعالجة هذه الخطابات.
· الاعتمادات المستندية المفتوحة وقيمة الغطاء ونوع العملة.
· البضائع الموجودة لدى البنك بصفة ضمان.
· أي حسابات أخرى تكون مفتوحة باسم المؤسسة لدى البنوك.
2-إعداد كشوف تسوية حسابات البنوك وتوضيح تاريخ تحصيل أو سداد المبالغ الواردة بالتسوية من واقع كشوف حسابات البنوك في الشهور التالية.
رابعاً: المصادقات:
1-ترسل المصادقات الخاصة بالعملاء والموردين والحسابات الشخصية عن الأرصدة في 31ديسمبر مع مراعاة أنه في حالة تعدد الحسابات المفتوحة لدى المؤسسة لأحد الأشخاص فإنه يتعين استخراج مصادقة واحدة يوضح فيها تفصيلياً أنواع الحسابات، على أن يطلب من الموردين إرسال كشوف حسابات عن معاملاتهم مع المؤسسة حتى 31ديسمبر.
2-يخطر مراقب الحسابات كتابة بمجرد انتهاء الإدارة المالية للمؤسسة من إعداد المصادقات وذلك لاتخاذ اللازم نحو تصديرها تحت إشرافهم.
3-تعد المصادقات من أصل وصورتين على أن تطلب من الجهة المرسلة إليها بإعادة صورة من إلى مراقب، الحسابات والصورة الثانية إلى المؤسسة وذلك بعد التصديق عليها.
4-يقوم الموظف المختص بحسابات العملاء والموردين والحسابات الشخصية بالإدارة المالية باستلام ردود المصادقة والمصادقات وفحصها وبيان أوجه الخلاف لإمكان إجراء التسويات اللازمة.
5-تشترك الإدارات المعنية مع الإدارة المالية بالمؤسسة في فحص أوجه الخلاف التي قد تظهر نتيجة مطابقة الحسابات مع المصادقات أو لعدم الاستدلال على العناوين الصحيحة وذلك تمهيداً لتحديد الديون المشكوك في تحصيلها والديون المطلوب إعدامها.
خامساً: تحميل السنة المالية بما يخصها من أعباء وإيرادات:
يجب حصر أعباء الإيرادات المستحقة عن السنة المالية المنتهية في 31/ديسمبر من كل عام والتي لم تسدد حتى ذلك التاريخ.
وكذلك حصر المبالغ المدفوعة أو المحصلة خلال السنة المالية والتي تخص سنوات تالية. وإجراء قيود التسوية اللازمة لتحميل كل سنة مالية بما يخصها من أعباء طبقاً لقاعدة الاستحقاق.
تعليقات
إرسال تعليق