: رئيس الحسابات :
تركنا الحديث عن أعماله بعد العرض لأعمال زملائه وذلك تمهيدا للخوض في الحسابات العامة بالمكتب الرئيسى وتتلخص أهم أعماله وأعمال مكتبه فيما يلي :
1- الإشراف علي الحسابات وعلي المحاسبين ومحاسبي المشاريع ..
2- متابعة الحسابات الشهرية و الربع سنوية
3- إعداد موازين المراجعة السنوية والحسابات الختامية والميزانية
4- التنسيق مع الإدارات المختلفة بالشركة " المؤسسة ".
5- إستخراج البيانات اللازمة عن الحسابات.
6- متابعة أرصدة العملاء وأرصدة الموردين .
7- مسك بعض الحسابات الرئيسية .
8- تصميم المجموعة الدفترية المناسبة في حالة عدم وجودها.
9- الإشراف علي الجرد السنوي والدوري بالتنسيق مع رئيس المخازن.
10- متابعة صرف الأجور والرواتب بالتنسيق مع رئيس شئون الموظفين.
حسابات المكتب الرئيسي
بعد أن عرضنا الهيكل التنظيمى للمكتب الرئيسى ، وذكرنا واجبات كل موظف أو مسئول
نعرض لنظام الحسابات:
تتبع هذه الشركات كما قلنا ، الطريقة الامريكية في حساباتها !!وعلي ذلك تتكون المجموعة الدفترية من :
1- دفتر يومية عامة وأستاذ ، تتكون من 16 خانة أو أكثر
2- دفتر أستاذ عام
3- دفتر أستاذ مساعد
4- مجموعة من الملفات المساعدة لكل نوع من الحسابات ( عملاء – موردون – مقاولون – إعتمادات مستندية – شئون توظيف ... )
دفتر اليومية العامة :
يكون الدفتر مقسما إلي حوالي 16 خانة أو أكثر وتحتوي كل خانة علي جانبين ( مدين – دائن ) ونبدأ تقسيم الصفحة من اليمين إلي الشمال. فتحوي خانة للشهر واليوم ثم بيان القيد في اليومية ثم خانات تحليلية لرقم السند المسجل بموجبه ثم خانة ( مدين – دائن للرقيب ) لعدد 16 عامود او اكثر.
بعد ذلك يتم توزيع الحسابات علي الخانات المدينة والدائنة ويمكن عرض نموذج لهذا التوزيع كما يلي:
1- الصندوق
2- البنوك
3- الإعتمادات المستندية
4- المقاولون ( مقاولو الصيانة – مقاولو المشاريع)
5- تأمينات المقاولين
6- الذمم ( العملاء – الموردون )
7- العهد والسلفيات
8- المصانع
9- مصروفات المقاولات ( المشاريع )-- مصروفات عمومية
10- حساب صاحب الشركة ( المؤسسة ) في حالة مشاريع يملكها مصريون في الخارج من الباطن.
11- -------الخ
12- خانة الأستاذ العام وهى خانة لأى تصنيف لايوجد له خانة مستقلة إضافة لحسابات الأستاذ العام المباشرة
وهى تشمل كما قلت كافة الحسابات السنوية من أصول ومخصصات وإيرادات وغيرها من الحسابات التي ليس لها خانة بعينها في اليومية ..
دفتر الأستاذ ( المساعد ):
يخصص لكل حساب ، من حسابات اليومية العامة .. دفتر أستاذ مساعد . فيخصص دفتر لحساب الصندوق ، وآخر للبنوك وثالث للمقاولين ... وهكذا.
ويتم ترصيد حسابات كل حساب شهريا ويطابق مع اليومية العامة ( إجمالي الخانة الخاصة بحساب " مدين ودائن " ).
وتكون نتيجة المطابقة سليمة ، إذا تساوى مجموع الحسابات بالأستاذ المساعد ، مع مجموع خانة اليومية فإذا وجد إختلافا وجب معالجته وإجراء التسويات اللازمة.
- في حالة زيادة خانة اليومية عن الدفتر يعني ذلك أن هناك خطأ في الدفتر إما في جمع الدفتر ، أو في إغفال تسجيل بعض المستندات ..
- في حالة زيادة الدفتر عن خانة اليومية ، يعني ذلك أن هناك خطأ إما في جمع اليومية وفي هذه الحالة من الصعوبة بمكان نظرا لترصيد اليومية مع حسابات أخرى مدينة ودائنة ومطابقتها علي خانة الرقيب في اليومية وبالتالي يكون يكون الخطأ عن طريق قيد بعض الحسابات في حسابات أخرى مدينة أو دائنة مما يؤدي إلي وجود الإختلاف لدى المطابقةمع الدفاتر المساعدة علي الرغم من تطابق اليومية مع الرقيب ( دائن ومدين ) من تطابق اليومية مع الرقيب ( مدين – دائن ).
ويكون الخطأ أصلا من ناحية محاسب ( دفتر الأستاذ المساعد ) وذلك بجمعه
بالزيادة بالخطأ ، أو ترحيله حسابات لا تخص دفاتره وفي جميع الأحوال يجب إجراء التسويات اللازمة والتصحيحات المطلوبة.
ولا شك أنه كلما كانت المطابقة شهريا ، كلما سهل إكتشاف الخطأ ومعالجته وعدم ترك المطابقة إلي نهاية العام ، بالإضافة إلي ما يترتب علي ذلك من تغير الأوضاع المالية للمتعاملين مع الشركة ،نتيجة الخطأ وقد تؤدي إلي خسائر للشركة ( المؤسسة ) نتيجة صرف مبالغ مترتبة علي هذا الخطأ وقد يصعب ردها في حالة الحسابات المقفلة.
*دفتر الأستاذ العام
يتكون الدفتر من عدة حسابات ، ومن أمثلتها :
1- حسابات الأصول – ( أرصدة إفتتاحية + حركة )
2- حسابات الإيرادات
3- تأمينات طرف جهات
4- غرامات تاخير
5- مسحوبات صاحب المشروع
6- مخازن
7- مخصصات
8- رأس المال
9- العلاقة مع حسابات صاحب المنشأة ( في حالة مشاريع الكفالة في الخارج لمشاريع يمتلكها مصريون من الباطن ).
**حسابات اليومية العامة الإجمالية (وترحل شهرياإلى دفترالأستاذ العام )
**أنواع مستندات التسجيل:
**يتم التسجيل في الدفاتر بموجب المستندات التالية
1- مستندات صرف نقدي : للمنصرف نقدا
2- مستندات صرف شيكات : للمنصرف بموجب شيكات
3- سندات قيـــد : للتسويات الحسابية والعمليات التي لا يترتب عليها صرف
4- سندات تحصيل ( قبض ) : للمحصل من الآخرين
*يتم التسجيل . من واقع المستندات كما ذكرنا في الدورة المستندية ويتم تقسيم الحسابات بين المحاسبين تحت إشراف رئيس الحسابات وحسب حجم العمل وعدد المشاريع وسوف نعرض بإختصار لأمثلة الحسابات التي ذكرناها وطريقة القيد في الدفاتر حسب كل نوع.
1- حسابات اليومية:
* بعد فتح ملفات للمستندات ( صرف – قيد – تحصيل ) يقوم محاسب اليومية العامة بتسجيل البيانات أولا بأول ، فيبدأ بالصرف النقدي ، ثم الشيكاتثم القيد ثم التحصيلويؤشر علي المستندات بما يفيد التسجيل ثم يقوم بالترصيد نهاية كل صفحة ونهاية كل يوم ، و نهاية كل شهرويقوم بالمطابقة مع خانة الرقيب ومع الدفاتر المساعدة حسب كل نوع من أنواع الحسابات ويقوم بتحويل المستندات حسب كل محاسب ليسجل في دفاترالأستاذ المساعد التى يمسكها.
2- حسابات الأستاذ المساعد :
*الصندوق والبنوك :
تقوم الشركة بفتح حساب للصندوق ، يتم التسجيل فيه بموجب سندات القيد أو سندات القبض لكافة الشيكات الواردة أو المبالغ الواردة ، وبموجب الشيكات الصادرة للإيداع بالبنوك والمبالغ المنصرفة ..
كما تقوم الشركة بفتح حساب للبنك أو البنوك (فى حالة وجود أكثر من حساب بنكى )، يتم القيد فيه بموجب الشيكات الخارجة من الصندوق والمبالغ المودعة مباشرة بالبنك ، وبموجب الشيكات الصادرة خصما علي حساب البنك وبموجبإاشعارات البنك الدائنة والمدينة الواردة من البنك .
وتتم المطابقة شهريا مع البنك أو البنوك وإجراء التسويات البنكية. للمطابقة مع دفاتر الأستاذ المساعد ( بنوك )
ولا شك أن حساب البنوك من أهم الحسابات التي يجب العناية بها نظرا لأنها تتعلق بتحديد سيولة " المنشأة " وعدم اللجوء إلي السحب علي المكشوفبما يعني تحمل الفوائد المرتفعة ، وتتعلق أيضا برفض البنك للشيكات مما ينعكس علي الثقة في المنشأة وإهتزاز سمعتهما في السوق.
تعليقات
إرسال تعليق