الوصف الوظيفي

الوصف الوظيفي

سابقاً لم يكن علاقة بين المهام التي يتكلف بها الموظفون وتسميات المراكز التي يعملون بها حيث نشأ الاهتمام بالوص الوظيفي كأحد ركائز الادارة العلمية الحديثة استناداً الى الدراسات التنظيمية والتحليلية لجميع الوظائف .ويتم تحديد مستوى الوظيفة في الترتيب الاداري طبقاً للخدمات والمهام المقدمة بالاضافة الى الكفاءات المطلوبة بصرف النظر عن شاغل الوظيفة .

مفهوم الوصف الوظيفي :
الوصف الوظيفي هو عبارة عن وثيقة تعدها الشركة لكل وظيفة على هيكل الشركة التنظيمي ، حيث يظهر في الوصف الوظيفي مجموعة من العناصر المهمة منها ما يلي : مكان العمل – المسمى الوظيفي – رقم الوظيفة – المسئول المباشر – تاريخ استحداث شاغر الوظيفة – الادارة التي بها شاغر الوظيفة او الموظف – مهام وواجبات الوظيفة التي تتم مناقشتها في الوصف الوظيفي والمؤهلات التي لابد أن تتوافر في صاحب الوظيفة والتدريبات المطلوبة من صاحب الوظيفة .كما تختلف المؤسسات في طريقة اعداد الوصف الوظيفي ولكن يتفق جميعها على أن تكون العناصر الموجودة أعلاة متوفرة في الوصف الوظيفي الذي يتم اعداده لكل وظيفة من وظائف الشركة .الوصف الوظيفي يجهز عادة قبل الاعلان عن الوظيفة كما تتم مقابلة الموظفين المحتملين لشغل الوظيفة بناء على الوصف الوظيفي الخاص بها وتبقى أوصاف الوظائف جزء من دليل الشركة ISO ( procedural guide ) الذي يشمل سياسات الشركة وأنظمة العمل .كل شركة من الشركات لها أنشطتها وطبيعتها الخاصة وبالتالي يختلف الوصف الوظيفي من شركة لأخرى ، ولذلك ليس من السهل أن يطبق نفس الوصف الوظيفي لوظيفة مدير شئون العاملين مثلاً على جميع مدراء شئون العاملين في جميع الشركات بالرغم من ان هناك واجبات ومهام يشترك فيها جميع مدراء شئون العاملين في جميع الشركات .

تعريف الوصف الوظيفي :
الوصف الوظيفي هو عبارة عن وصف مكتوب للعمل الذي يقوم به الموظف بدأ من عناصر العمل الأساسية التي تحدد هذا العمل ويتكون الوصف الوظيفي بشكل عام من معلومات أساسية عن العمل وتتضمن هذه المعلومات فقرة قصيرة عن الاهداف الاساسية التي يجب أن يقوم بها الموظف و اسم العمل الوظيفي كما تضمن عبارات مفصلة عن المسئوليات والواجبات مع وصف كل واجب ومسئوليته في فقرة منفصلة .يعرف الوصف الوظيفي بأنه بيان شامل للحسابات والواجبات والمسئوليات الخاصة بالمنصبالوصف الوظيفي عبارة عن وصف كامل للواجبات والمهمات والمؤهلات العملية والعلمية والصلاحيات المخولة .يعرف الوصف الوظيفي بأنه عبارة عن كتاب يتضمن الوصف الكامل لكافة الوظائف المعتمدة في التنظيم سواء كان الوصف الوظيفي مهم لكل وظيفة أم لا وهو الذي يبتنى عملية العلاوات والتقييمات بناء على ما أنجز خلال فترات محددة .ويظهر الوصف الوظيفي علاقات الوظيفة ومقدار المعرفة والمهارات اللازم توافرها في القائم بأعمال الوظيفة المنوط بها .

أهمية الوصف الوظيفي :
1- يساعد الوصف الوظيفي في تطوير الادارة العليا لوضع خطط أكبر وتطوير الهيكل التنظيمي للمؤسسة2- يعتبر الوصف الوظيفي أداة مفيدة للمدير لتقييم أداء الموظف موظف في مكان العمل، حيث أنه يذكر كلا من المدير والموظف بكل الأمور التي يجب أن تأخذ في الاعتبار ومناقشتها أثناء تقييم أداء الموظف.3- يستخدم أيضاً في تحديد الأجور والمرتبات .4- يمكن أن يكون الوصف الوظيفي أساساً في تخطيط التدريب، من خلال غلق الفجوة بين المؤهلات الحالية، بين الخبرات والمؤهلات المطلوبة للمنصب الوظيفي.5- يعتبر الوصف الوظيفي الأساس القوي الوحيد لكي يتم تحديد القيمة النسبية للوظائف داخل المؤسسة .6- كما أن الوصف الوظيفي يعتبر ضروريا في عمليتي اختيار وتعيين الموظفين حيث أن الوصف الوظيفي يساعد في عملية الإعلان عن العمل وقياس قدرات الأفراد لتحقيق احتياجات ومتطلبات العمل من مهارات ومؤهلات كما يساعد أيضاً في إطلاع الموظفين على متطلبات العمل و تحديد دافعيتهم نحو تنفيذ أعمال المنشأة .

ما الذي يجب أن يتضمنه الوصف الوظيفي ؟المواصفات الاساسية الواجب توافرها في الوظيفة :
المسمى الوظيفيالواجبات الأساسية للوظيفةملخص عن الوظيفةمسئوليات وسلطة الوظيفةبيئة الوظيفةالرئيس المباشرمستوى أداء الوظيفةالعلاقة الوظيفيةالمستوى والموقع التنظيمي للوظيفة

أهداف الوصف الوظيفي :
تيسير عملية فيهم المسئوليات الاساسية للمنصب على المرشحين مما يتيح لهم امكانية تحديد مناسبة الوظيفة له كما ان هذه العملية توفر على المنشأة الموارد والوقت أيضاً .العمل على تقليل كمية التضارب بين المهام والواجبات بين المناصب بلا داعي مما يؤدي الى زيادة فاعلية العمل الجماعي في المؤسسة ويساعد على تخطيط وتنمية الموارد البشريةجعل الاتفاق بين المراقب وصاحب المنصب أوضح وأسرع مما يؤدي الى تقييم وظيفي أفضل .العمل على تقسيم الاهداف العامة للمؤسسة الى أهداف صغيرة يتم العمل على تحقيقها من خلال الوظائف الفردية وهذا يوضح الاتجاه وينمي التعاون بين العاملين بجانب تقدير وفهم مدى مساهمة الوظيفة في تحقيق أهداف المؤسسةالعمل على زيادة سهولة الاعلانات والمواصفات الخاصة بالوظائف على وكالات التوظيف .

المواصفات الأساسية لشاغل الوظيفة :
نوع ومستوى التعليمالمهارات المطلوب توافرهامجال الخبرة الموجودة ومدتهاالصفات الفسيولوجيةالصفات الاجتماعيةالسمات الشخصية

مثال على الوصف الوظيفي :
الوظيفة : مدير ادارة الموارد البشريةأهداف الوظيفة :تنظيم شئون الموارد البشرية ونطبيق الاجراءات والسياسات وأنظمة ولوائح شئون الموظفين فيما يتعلق بالوظائف وشاغلي تلك الوظائف وتوفير التسهيلات الممكنة والخدمات لرفع الكفاءة لديهم .المهام :التأكد من انطباق بطاقات التوصيف على ما يقوم به شاغل الوظيفة ومتابعة التوصيف الوظيفي مع تطوير بطاقات التوصيف الوظيفي وتعديلها .متطلبات وظيفة مدير ادارة الموارد البشرية :المؤهل : شهادة جامعية ويفضل تخصص ادارة أعمال .الخبرات المطلوبة : خبرة 5 سنوات على الاقل في نفس المجالمتطلبات أخرى :1- المهارة في الاتصالات2- استخدام الحاسب الالي3- اجادة اللغة الانجليزية4- القدرة على قيادة فريق عملعيوب الوصف الوظيفي :يؤدي الوصف الوظيفي في الكثير من الأحيان الى الزيادة أو التقليل من شأن الوظيفة وعدم الوصف الجيد لخاعدم استخدام النقاط والألفاظ الجيدة والواضحة يؤدي ذلك الى اختلاف في الوصف الوظيفيعدم وجود توصيفات للوظائف لبعض من الوظائف والقطاعات داخل منشأة يؤثر على المنظومة سلباً بالكامل يؤثر على المهام والهرم القيادي والمنظق التسلسلي في الاشراف والادارة .من المهم أن يوجد وصف وظيفي لكل وظيفة ابتداء من وظيفة المدير العام الى أصغر وظيفة موجودة بالمنشأة لتحسين مهام المعمل من خلال الوصف الدقيق وتحسين نظم العملاثار التغيرات العالمية على الوصف الوظيفي :ان نظم المعلومات والانترنت سهل على الشركات والدول أيضا استقطاب الكفاءات المطلوبة في المنظمات من خلال الاعلان عن الوظائف على شبكة الانترنت وتحديد الوصف الوظيفي المطلول للوظيفة .يقابل المنطمات في العصر الحديث العديد من الضغوطات والتحديات في البحث عن الكفاءات المطلوبة لشغل وظيفة معينة مما جعل من الوصف الوظيفي أمر هام وأساس للحصول على هذه الكفاءات والمؤهلات العلمية المطلوبةسهل أيضا نظام المعلومات على أصحاب الكفاءات والمؤهلات الحصول على الوظيفة المطلوبة والتي تناسب مؤهلاتهم من خلال شبكة الانترنت ووضع السيرة الذاتية لتسهيل الوصول اليه من الشركات والمؤسسات التي تريد هذه الكفاءات مما أدى الى هجرة العديد من أصحاب المهارات والكفاءات العالية كما أن عد الاستقرار الاقتصادي والأزمة الاقتصادية كان لها دور كبير في الحصول على أكبر استفادة من الوصف الوظيفي لتحقيق مكاسب اقتصادية في ظل تعاظم المنافسة الدولية .