هذه المقاله جزء من اللائحة المالية لاحدى شركات المقاولات وهى اجراءات تنظيمية للعمل فى الخزينة
1.على أمين الخزينة عند تحصيل أي مبالغ مراعاة ما يأتي:
· أن التحصيل يتم على النماذج التي تعدها الإدارة المالية لهذا الغرض، ويرفق بأمر التوريد كافة المستندات المؤيدة له.
· عدم قبول أي توريدات إلا بموجب إذن توريد موجه إلى الخزينة موقع من السلطة المختصة بذلك بعد إجراء المراجعة لمرفقات أذن التوريد، ويجب على أمين الخزينة إعطاء دافع النقود إيصال استلام نقدي أو إيصال استلام شيكات مختوم بختم الخزينة وموقع من أمين الخزينة بما يفيد التوريد – ويجب أن تكون هذه الإيصالات مسلسلة الأرقام مطبعياً.
· ختم أذون التوريد وجميع مرفقاتها بخاتم (ورد) والتوقيع بما يفيد الاستلام للنقدية وترقيم إيصال الاستلام ممهداً بالتوقيع داخل الختم.
· عدم إيداع أية أمول أو مستندات خاصة به أو بالغير داخل الخزينة .
· مسئوليته وحده عند استلامه لعملات تالفة أو زائفة وتخصم من البدلات الخاصة به أو من مرتبة.
2.على أمين الخزينة عند صرف أي مبالغ مراعاة ما يلي:
· أن الدفع يتم على أذون الصرف طبقاً للنماذج التي تعدها الإدارة المالية لذلك الغرض، ويرفق بإذن الصرف كافة المستندات المؤيدة له.
· التأكد من اعتماد أذن الصرف من السلطة المختصة ومراجعته بمعرفة المراجعة الداخلية.
· التحقق من شخصية المستفيد ولا تصرف القيمة المنوه عنها بإذن الصرف إلا للمستفيد شخصياً وبتوقيعه أو ببصمة إبهامه في حالة عدم معرفته القراءة والكتابة مع ذكر رقم البطاقة الشخصية أو العائلية أو بطاقة المؤسسة في حالة الأحداث من العاملين مع أرفاق الصور المؤيدة لذلك.
· ختم إذن الصرف والمستندات المرفقة بختم (صرف نقداً) وترقيم المستندات بنفس رقم إذن الصرف والتاريخ معمداً بتوقع أمين الخزينة الذي قام بالصرف.
· التأكد من وجود توكيل معتمد من الشئون القانونية بالمؤسسة في حالة الصرف لغير المصرح لهم بالصرف مع إثبات عبارة (بموجب توكيل مرفق) قرين التوقيع باستلام القيمة على إذن الصرف مع إرفاق التوكيل ضمن مرفقات إذن الصرف على ألا يكون هناك أي تحفظات قرين التوقيع باستلام القيمة.
3. يتم تسجيل أذون الصرف والتوريد أولاً بأول بدفتر حركة الخزينة-النظام الآلي حساب الصندوق ومطابقة الرصيد الدفتري على الرصيد الفعلي، وتسليم أذون الصرف والتوريد بعد مراجعتها في صباح اليوم التالي على الأكثر إلى الحسابات لاتخاذ إجراءات الأرشفة الأزمة لذلك.
4.تحدد مواعيد ونظام العمل بخزائن المؤسسة وتحديد الحد الأدنى والأقصى للنقدية ومواعيد توريد النقدية الفائضة للبنك بموجب تعليمات يصدرها المدير المالي والمراجع الداخلي.
5.لا يجوز مطلقاً حفظ أموال المؤسسة أو مستنداتها ذات القيمة المالية التي في عهدة أمين الخزينة خارج الخزينة المخصصة لحفظها.
6.إذا ظهر في الجرد اليومي أو الدوري أو المفاجئ زيادة في الخزينة يحرر بها أذن توريد نقدية بناءً على مذكرة من أمين الخزينة والمراجع المختص وتضاف قيمتها إلى عهدة أمين الخزينة وترفع للمدير المالي والمراجع العام لبحث أسباب هذه الزيادة.
7.يراعى اختيار أمين الخزينة من العاملين المشهود لهم بحسب السير والسلوك والأخلاق والسمعة الطيبة.
ويتم عمل بوالص التأمين الآتية:
· على محتويات كل خزينة ضد السطو والحريق، بحيث لا يتعدى رصيد أي خزينة القيمة المؤمن بها عليها.
· على المبالغ المنقولة من وإلى البنك أثناء نقلها ضد أخطار نقل النقدية.
· على أمناء الخزائن وصرافي الأجور وأصحاب العهد المستديمة والمؤقتة ضد خيانة الأمانة في حدود المبالغ المصرح بصرفها لهم.
8.لا يجوز الصرف من أي متحصلات نقدية، ويتم إيداع المبالغ المحصلة في حسابات المؤسسة بالبنوك أولاً بأول، كما يتم تمويل الخزينة عن طريق الشيكات.
جرد الخزينة :
فيما يتعلق بأعمال الجرد ينبغي مراعاة الآتي :
أولاً: الجرد الدوري و المفاجئ:
1.يتم هذا الجرد في المواعيد التي يحددها المدير المالي والمراجع العام (مرة كل شهر على الأقل) بمعرفة أمين الخزينة وأحد المسئولين بالمراجعة.
2.تسجل نتيجة الجرد في محضر جرد يوضح فيه تاريخ وساعة الجرد وأسماء أعضاء اللجنة ونص تكليف المدير المالي بالجرد المفاجئ على أن تدون المحتويات بكل خزينة بالحروف الأرقام والتوقيع عليه من جميع أعضاء اللجنة وتستخرج من أصل وثلاث صور توزع كالآتي:
· الأصل للمراجع العام.
· صورة لأمين الخزينة.
· صورة للمدير المالي.
· صورة لرئيس الحسابات.
3.لا تستخدم طريقة العينة إطلاقاً بالجرد المفاجئ إلا بإذن من المراجع العام وبالقدر الذي يحدده.
4.في حالة عدم مطابقة ما في الخزينة من واقع الجرد الفعلي لرصيد دفتر الخزينة يلزم اتخاذ ما يلي:
· في حالة زيادة رقم الجرد عن رصيد الخزينة يستخرج أذن توريد بالزيادة ليطابق الجرد الفعلي حسب دفتر الخزينة ويوضح بأذن التوريد عبارة "زيادة بالجرد" لحين بحث سببه.
· في حالة نقص الجرد عن رصيد الخزينة على المراجع التأكد من سداد العجز فوراً من جانب أمين الخزينة ليطابق الجرد الفعلي رصيد دفتر الخزينة على أن يتم إخطار المدير المالي بالعجز أو الزيادة. ولا يمنع ذلك من اتخاذ الإجراءات والعقوبات التأديبية. فإن لم يسدد العجز في موعد أقصاه 24 ساعة من وقت اكتشافه يوقف عن العمل وتتخذ ضده الإجراءات القانونية.
ثانياً: الجرد السنوي:
· يتم الجرد السنوي بحضور مندوبي مراقب الحسابات ورئيس الحسابات أو من ينيبه والمراجع القانوني وأمين الخزينة. وتعتمد نتيجة الجرد من المدير المالي.
ثالثاً: جرد الخزن الفرعية والعهد الفرعية:
1-يقوم مراجع الخزينة بمراجعة الخزن الفرعية وبحضور أمنائها وإثبات نتيجة الجرد في دفتر الجرد كل خزينة بعد مطابقتها للرصيد الدفتري.
2-يقوم مراجع الخزينة بمراجعة العهد الفرعية مستندياً وجرد المبالغ الموجودة مع الصيارفة المؤقتين (مع مراعاة عدم بقاء مستندات لم تصرف ولم تعل أمانات) وفي هذه الحالة يقوم مسئول المراجعة بإخطار رئيس الحسابات أو المدير المالي – حسب الأحوال - بأرقام وبيان هذه المستندات.
3-يتم جرد الخزينة الفرعية أو العهد الفرعية مرة كل شهر على الأقل.
4-يراعى أن يتم جرد خزائن الفروع على فترات مختلفة وغير دورية يحددها المدير المالي.
تعليقات
إرسال تعليق