العهد المستديمة:
1-يضع المدير المالي نظاماً للعهدة المستديمة التي يحتفظ بها بالخزينة الرئيسية أو الخزائن الفرعية أو العاملين.
ويتضمن هذه النظام:
· مقدار العهدة.
· السلطة المختصة بالصرف.
· الحد الأقصى لكل دفعة طبقاً لطبيعة العمل.
· الحد الذي يجب أن تتم عنده الاستعاضة.
· الأغراض التي يتم الصرف عليها من العهدة المستديمة.
· العهد المستديمة عهده شخصية لا يجوز نقلها إلى شخص آخر إلا بعد أن تتم تسوية العهدة الخاصة بالشخص الأول.
2-يمسك من يعهد إليه بالعهدة المستديمة دفتراً خاصاً-فتح حساب للعهدة لقيد مصروفات العهد بالتفصيل وتؤيد جميع المصروفات بالمستندات الدالة على الصرف والمعتمدة من السلطة المختصة وفي الحالات التي يصعب فيها الحصول على تلك المستندات كشراء طوابع بريد أو مصروفات الانتقال أو ما يماثلها فيكتفي في تلك الحالات بتوقيع من قام بالصرف واعتماد المدير المختص.
3-يستعاض ما يصرف من العهدة المستديمة بشيك وذلك عندما يصل إلى حد معين. على أن يتم تسويتها في تاريخ إعداد الميزانية للمؤسسة في 31 ديسمبر من كل عام.
4-يجب أن تكون تواريخ سداد الفواتير والمستندات المقدمة سابقة على تاريخ أستعاضه أو تسوية العهدة المستديمة كما يجب أن يكون المستند الدال على السداد موضحاً عليه ما يفيد استلام المورد للقيمة.
5-يتم جرد العهدة المستديمة في مواعيد غير معينة بحد أدنى مرة شهرياً بمعرفة الحسابات بناءً على ترخيص من المدير المالي أو المراجع العام على أن يرفع تقرير له بنتيجة الجرد.
6-يجب التأمين على أصحاب العهد المستديمة ضد خيانة الأمانة.
العهد المؤقتة:
1-يجوز صرف عهده مؤقتة لأغراض خاصة بالعمل – بناءً على طلب الإدارة المختصة بترخيص من المدير المالي، كما له أن يأذن بصرف عهد مؤقتة على ذمة بدل السفر ومصروفات الانتقال عن المأموريات داخل البلاد أو خارج البلاد أو على ذمة العلاج ويتعين الحصول على موافقة المدير العام أذا زادت قيمة العهدة عن (ــــــ) ريال.
2-يجب تسوية العهدة المؤقتة بمجرد انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله وإذا تأخر تقديم حساب هذه العهدة مدة تزيد على أسبوع يجب أن يقدم من بعهدته السلفة مبررات التأخير ويحدد المدير المالي المدة اللازمة لتقديم المستندات وتتخذ الإجراءات اللازمة لمجازاة صاحب العهدة في حالة تأخر التسوية عن هذه المدة.
3-لا يجوز استعاضة العهدة المؤقتة ولا تصرف أكثر من عهده مؤقتة للشخص الواحد.
4-يحفظ بالقسم المختص بالإدارة المالية سجلاً خاصاً تدرج فيه جميع العهد المؤقتة والمستديمة وموضحاً بها البيانات التفصيلية اللازمة أو من خلال النظام الآلي وعلى المدير المالي أو من ينيبه متابعة تسوية العهد في مواعيدها والتأشير على الدفتر بما يفيد إتمام التسوية أو تصفير الحسابات المعنية.
تعليقات
إرسال تعليق