العهد والسلف فى شركات المقاولات
نظرة عامة
الهدف الرئيسي من العهد النقدية هو صرف بعض المبالغ من خزينة الشركة فى صورة عُهد نقدية (مؤقتة/مستديمة) وذلك للعاملين التى تتطلب طبيعة أعمالهم ضرورة توافر تلك المبالغ لديهم لآداء وإنجاز الأعمال والمهام الخاصة بالشركة.
أما الهدف من السُلف النقدية هو العمل على تكافل ومساعدة العاملين بالشركة دون الحصول منهم على أي فوائد نظراً لبعض الظروف الخاصة التي قد يمر بها الموظف أثناء فترة عمله بالشركة، وذلك لتحفيزه على آداء وإنجاز العمل بالشكل المطلوب وذلك وفقاً للمعايير المنظمة لصرف السُلف.
سياسات التعامل مع العهد النقدية
لا يجوز الموافقة على صرف أي عهدة نقدية إلا بعد التحقق من مشروعية صرف العهدة في ضوء اللائحة المالية للشركة (وفي حدود الموافقة الصادرة من السلطة المختصة)، مع الكشف على ما قد يكون قد سبق صرفه من عهد ولم تُسوى لذات الشخص أو لذات الغرض.
تلتزم الإدارة المالية بالمتابعة الدائمة لأرصدة العهد النقدية للعمل على تسويتها أولاً بأول في المواعيد المحددة للتسوية وإستقطاعها من أول مستحقات لذوي العهد في حالة عدم تسويتها في الموعد المحدد.
لا يجوز صرف أي عهدة مؤقتة في الشهر الأخير من السنة المالية إلا في الأحوال التى يكون من المؤكد إنجاز العمل الصادر من أجله العهدة قبل نهاية السنة المالية.
في حالة طلب العهدة المستديمة يتم ذلك في أول شهر من السنة المالية من كل عام ويجب إعتماده من السلطة المختصة طبقاً لجدول صلاحيات الصرف والإعتماد
يجب أن يتم تخفيض العهدة أو إستعاضتها بالكامل إلى خزينة الشركة في حالة إذا كانت عهدة راكدة لم تستخدم لمدة أكثر من شهر.
تلتزم الإدارة المالية بالتنبيه على أرباب العهد النقدية بضرورة إقفال العهدة النقدية قبل نهاية كل شهر، بحيث يتم تسوية جميع المصروفات التى صُرفت من هذة العهدة في نفس الشهر الذي صُرفت فيه، وفي حالة العهد المستديمة يجب تسوية الأجزاء المُنصرفة منها في نفس الشهر الذي صُرفت فيه.
يجب إقفال العهد النقدية بمجرد إنتهاء الغرض الذى صرفت من أجله.
يجب أن يتم تسوية العهد النقدية المؤقتة في خلال فترة لا تزيد عن 15 يوم من تاريخ صرفها لطالب العهدة وذلك طبقاً للائحة المالية للشركة.
يجب إجراء جرد للعهدة النقدية المستديمة في نهاية السنة المالية بصفة عامة.
يجوز إجراء جرد للعهدة النقدية في أي وقت خلال السنة لأي هدف قد تراه الإدارة المالية.
يتم توريد الزيادة عند جرد العهدة النقدية بخزينة الشركة، أما في حالة إكتشاف عجز يدفعه صاحب العهدة بإعتماد السلطة المختصة طبقاً لحدود الصلاحيات مع إجراء تحقيق قانوني مُعتمد.
يجب ﺃﻥ تتم إجراءات الجرد من خلال لجنة يتم تشكيلها مكونة من:
مسئول الحسابات العامة.
مسئول رقابة الجودة المالية.
يجب رد المبالغ المتبقية بدون صرف من العهدة المستديمة فى نهاية كل سنة مالية بحيث يتم إقفال رصيد حساب العهدة فى نهايتها وبالتالي تظهر فى الحسابات الختامية خالية منها على أن تُجدد فى أول السنة المالية التالية.
سياسات التعامل مع سُلف العاملين
يجوز منح سُلفه مؤقتة للموظف تحت حساب المُرتب بشرط أن يكون ذلك بعد اليوم الخامس عشر من كل شهر وبحد أقصى نصف الأجر الشهري له ويلزم إستقطاع المبلغ بالكامل من مرتب الشهر القادم.
يتم تقسيم أقساط السُلفة على 6 أشهر كحد أقصى وذلك طبقاً للائحة المالية للشركة، وفي حالة طلب تقسيطها لأكثر من ذلك يلزم توافر موافقة الرئيس التنفيذى للمجموعة.
لا يجوز أن يتعدى مبلغ السلفة مره ونصف من الراتب الشهري الصافي للموظف إلا في حالات إستثنائية معينة تتطلب موافقة الرئيس التنفيذى للمجموعة.
حتى يحق للموظف طلب سُلفة نقدية يجب أن يكون قد أمضى في العمل بالشركة مدة لا تقل عن سنة تعاقدية كاملة.
لا يجوز الموافقة على منح السُلفة النقدية للموظف في حالة وجود أي خطابات إنذار أو لفت نظر سابقة قد تم إصدارها للموظف.
لا يحق للموظف الحصول على سُلفة نقدية جديدة حتى يتم تسديد آخر سُلفة قد حصل عليها.
تعليقات
إرسال تعليق