المستخلصات فى شركات المقاولات

يُعتبر المستخلص شهادة دفع مالي  او الفاتورة تقوم بتوضح كمية الأعمال المنجزة في المشروع وقيمتها المادية، يتم تقديمها من قبل شركة المقاولات المتعاقد معها لإنجاز مشروع معين، وذلك حتى يتسنى لها صرف مستحقاتها نظير هذة الأعمال من الجهة الماكله للمشروع .
تكمن أهمية المستخلصات بالنسبة لشركة المقاولات في أنها آداة تحصيل القيمة المالية للأعمال التي أنجزتها من المشروع والفاتورة التى بناء عليها تقوم بتحصيل مستحقاتها الماليه، أما أهمية المستخلصات بالنسبة للشركة التى تمتلك المشروع  فهو التواصل المستمر والدراية التامة لخطوات سير المشروع وكمية الأعمال التي تم إنجازها في وقت معين، وكمية الأعمال المتبقية، وبالتالي يتضح للشركة مدى تقدم العمل وإن كان هناك تأخر أو أي خلل بالعقود المتفق عليها منذ البداية.
تتحد أنواع المستخلصات فيما يلي:

o المستخلص الجاري:
وهو عبارة عن بيان قيمة الأعمال المنفذة الفعلية خلال فترة زمنية ماضية ويوضح كل بند من بنود الأعمال المنفذة بالكمية والسعر والقيمة، وحساب كميات وتفاصيل يتم تنظيمها وتقديمها من قبل شركة المقاولات، ويتم تقديمه بعد الإنتهاء من مرحلة معينة من عقد المقاولة المُسند لها، وبالفترة الزمنية التى يُحددها العقد كان يكون المستخلص عن فترة زمنية شهر مثلا او يكون مستخلص اعمال الهيكل الخرسانى  .
o المستخلص الختامي:
وهو عبارة عن إجمالي بيان قيمة الأعمال المنفذة الفعلية خلال فترة المشروع، ويُسمى بالمستخلص النهائي/ الختامي لأنه يُقدم بعد إنتهاء شركة المقاولات من تنفيذ المشروع وتسليمه تسليماً إبتدائياً.
سياسات مراجعة المستخلصات
لا يجوز صرف أي مبالغ لشركة المقاولات بدون مراجعة المستخلصات المقدمة منها والتحقق من مطابقتها للواقع الفعلي قبل البدء في إجراءات الصرف على أن يشمل المستخلص توقيع كلاً من إستشاري المشروع ومدير المشروع ومدير الإدارة الهندسية ومدير الحسابات .
لا يجوز صرف أي مستحقات لشركة المقاولات عند تقديم المستخلص الختامي إلا بعد الإنتهاء من إجراءات محضر التسليم الإبتدائي من خلال مدير المشروع والمكتب الإستشاري والإدارة الهندسية.
يجب أن يُدرج بالمستخلص الختامي قيمة الأعمال التي تم تنفيذها فعلياً بعد خصم جميع المبالغ التي سبق صرفها على الحساب لشركة المقاولات.
لا يجوز صرف أي مبالغ للفئات المستجدة بالمستخلص إلا بعد التحقق من صدور أوامر تغيير مُعتمدة لها والإطلاع عليها .
يُراعى تطبيق أي خصومات من قيمة الأعمال بهدف الوصول الى المبالغ المستحق صرفها كما يلي:
خصومات نتيجة الإخلال بتنفيذ بعض الأعمال وإسنادها إلى مقاول آخر بالخصم على شركة المقاولات.
خصومات ترد مرة أخرى عند التسليم النهائي للمشروع مثل تأمين الأعمال.
خصومات لا ترد ولكن تورد الى الجهات الرسمية في البلاد مثل الضرائب والتامينات الاجتماعية.
خصومات إستهلاك شركة المقاولات للمياه والكهرباء بالموقع.
  خصومات لا ترد وتكون بمثابة تخفيض للمبالغ المستحق صرفها والمقصود بها المبالغ المخصومة بشكل نهائي من المستخلصات مثل غرامات التأخير  في تسليم الأعمال وغرامات عدم الحفاظ على السلامة في الموقع وكل ما يُستجد من غرامات على نفس الشكل.
خصومات تُرد مرة أخرى لحين إصلاح أو تنفيذ ما هو مطلوب (التعليات).
يُراعى مراجعة الآتي قبل صرف مبلغ الدفعة الختامية:
جميع الدفعات السابقة للمستخلصات الجارية.
جميع الكميات ومطابقتها ببيان الحصر المُرفق.
تسوية كامل رصيد الدفعة المقدمة.
جميع الخصومات الخاصة بشركة المقاولات والتأكد من تسويتها.
دراسة المدة الزمنية للتنفيذ إستناداً إلى شروط التعاقد.
تسوية جميع فروق الأسعار مع الكميات الختامية.
شهادة التأمينات الختامية لشركة المقاولات.
حسم أية مبالغ مستحقة لم يسبق حسمها مثل غرامة التأخير أو غرامة عدم حضور عمال لشركة المقاولات أو أية مبالغ أخرى مستحقة.

لا يجوز تسليم شركة المقاولات شيك الدفعة الختامية أو المخالصة النهائية إلا بعد إستلام شهادة التأمينات الختامية والتحقق من إقفال ملف الشركة لدى الشئون الاجتماعية ففيما يخص عقدها مع الشركة المالكه وتطبيق القوانين الخاصه .

يجب إجراء صحة توقيع لنموذج المخالصة النهائية من البنك التابع له شركة المقاولات في حالة إستلامها عن طريق مندوب مُفوض من الشركة، أما في حالة توقيع المخالصة من قبل رئيس مجلس إدارة شركة المقاولات بمقر الشركة يُكتفى بتوقيعه فقط.
لا يجوز سداد دفعة مقدمة من أي تعاقد إلا في حدود 25% من كامل قيمة العقد على أن يُصدر مقابل ذلك خطاب ضمان بنكي من المقاول لصالح الشركة، ويتم تخفيض قيمة كل مستخلص بما يخصه من الدفعة المقدمة كنسبة وتناسب بين قيمة المستخلص والقيمة الإجمالية للتعاقد.
يلتزم قسم التكاليف بالإدارة المالية بإعداد بيانات تحليلية ومقارنات لبنود الأعمال بكمياتها وتكاليفها بين المستخلصات لشركات المقاولات المختلفة وتحديد الانحرافات، بحيث تتم المقارنة بين المقاولين الذي لديهم نفس نطاق العمل تقريبا فيسهل إكتشاف أي أخطاء أو ملاحظات أو مبالغة في الأسعار أو تقليل للكميات غير منطقية في وقتها وعدم صرف أية مبالغ خاصة بهذه الملاحظات إلا بعد تقديم ما يبررها بشكل مقنع.