اجراءات وسياسات التعامل مع المدفوعات
تُعتبر إدارة المدفوعات من أهم العمليات الواجب إدارتها بشكل دقيق بالإدارة المالية، وهي العامل الأساسي لجميع العمليات المالية التي تحدث بالشركة بصفة يومية، وتختص الإدارة المالية برقابة هذة المدفوعات بشكل يومي للتأكد من سلامة الإجراءات الخاصة بصرف أي نقدية أو شيكات والتأكد من تفعيل الدورة المحاسبية المعززة لعمليات الصرف وإكتشاف أي أخطاء قد تحدث والعمل على إجتنابها.
سياسات التعامل مع المدفوعات
لا يجوز صرف أي مبالغ نقدية أو شيكات قبل العرض والإعتماد من المراقب المالي على أن يكون هذا الصرف مُؤيداً ومُرفقاً به المستندات ذات الصلة بعمليه الصرف كأصول العقود أو أصول الفواتير ، أو أصول أوامر التوريد وذلك بشرط الموافقة على الصرف طبقاً لجدول صلاحيات الصرف والإعتماد – .
تكون الإدارة المالية مسئولة مسئولية كاملة عن التحقق من كافة العقود وكافه المراسلات وأوامر التوريد والتأكد من أن جميع الأطراف قد أنجزت إلتزاماتها قبل إجراء الصرف.
يكون الصرف النقدي بحد أقصى 10000 جنيه (عشرة ألاف جنيها) وفي أضيق الحدود ويُعتبر الصرف النقدي إستثناء للقاعدة العامة وهى الصرف بشيكات، وفي جميع الحالات يكون الصرف للمقاولين والموردين والدائنين بشيكات.
تُعتبر الإدارة المالية هي المسئولة عن الإحتفاظ بأصول المستندات المؤيدة لأي عملية صرف، كما أنها هي المسئولة عن سلامة هذه المستندات عن طريق المراجعة الدقيقة ورفض ما هو غير سليم، هذا بالإضافة إلى مسئولية الإدارة أيضاً عن خصم المستحقات الضريبية طبقاً للقانون وتوريدها إلى مصلحة الضرائب في المواعيد المحددة وبالنظام الذى حدده القانون.
يُحظر التوقيع على أي شيكات على بياض كما يتم الإحتفاظ بأصول الشيكات الملغاة.
يتم تسليم الشيكات إلى المستفيد (أو من ينوب عنهم بتفويض صالح قانوناً) بعد الحصول على الإيصال اللازم لذلك بالإضافة إلى التوقيع على صورة ضوئية من الشيك بما يفيد إستلامه.
لا يجوز تسليم الشيك في حالة التفويض إلا بعد إستلام صورة من بطاقة الرقم القومي الخاصة بالمُستلم بالإضافة إلى أي تفويض أو توكيل من المستفيد لمن ينوب عنه.
جميل
ردحذف